Как организовать корпоратив

Пошаговый план для того, кому поручили праздник: с чего начать за месяц, что успеть за неделю и что держать в руках в сам вечер.

Посмотреть демо-приглашениеДемо-приглашениеНастоящий экран гостя - можно потыкатьЭкран гостя - можно потыкать

Корпоратив почти всегда организует человек, у которого есть своя основная работа. Поэтому главное здесь - не креатив, а порядок действий: сначала то, что определяет всё остальное (бюджет, формат, дата), и только потом программа и оформление. Подготовка, начатая с выбора ведущего, обычно заканчивается спешкой в последнюю неделю.

Ниже - план для вечера на 20-60 человек. Для небольшого отдела сроки можно сжать вдвое, а вот для декабря, наоборот, стоит заложить запас: в это время площадки, ведущие и автобусы разбирают заранее.

01

За месяц-полтора: бюджет, формат и дата

Три решения, из которых вытекает всё остальное.

  • Уточните бюджет и что в него входит: аренда, еда, напитки, ведущий, транспорт. Сразу заложите 10-15% запаса - его съедают мелочи в последнюю неделю.
  • Определите формат: ужин в ресторане, выездной вечер за городом, праздник в офисе или активность вроде квеста. От него зависит и площадка, и то, сколько человек реально придёт.
  • Выберите дату и согласуйте её с руководителем. Проверьте, не попадает ли вечер на отчётный период и на командировки ключевых людей.
  • Прикиньте число участников - хотя бы порядок. Без этого нельзя бронировать площадку, а с точностью «человек сорок» вас не возьмут в расчёт.
02

За три-четыре недели: площадка и приглашения

Этап, на котором решается, соберётся ли вообще команда.

  • Забронируйте площадку и зафиксируйте в договоре или переписке, до какого числа можно менять число гостей.
  • Разошлите приглашение. Ссылка в общий чат работает лучше письма: её видно сразу и она не теряется в почте.
  • Поставьте дату ответа - на неделю раньше, чем площадка просит финальную цифру.
  • Спросите то, что потом спросит ресторан: напитки, трансфер, придёт ли человек с парой. Один вопрос - одна строчка в списке участников.
03

За неделю: число гостей, меню и программа

К этому моменту ответы собраны, можно считать в людях и порциях.

  • Передайте площадке итоговое число и согласуйте меню - обычно ресторан просит подтверждение за 3-5 дней.
  • Пройдитесь лично по тем, кто не ответил: молчание чаще означает «забыл», чем отказ.
  • Соберите программу по времени: сбор, ужин, поздравление руководителя, активности, финал.
  • Договоритесь, кто открывает вечер и кто снимает фото, - иначе к концу вечера кадров не будет ни у кого.
04

В день корпоратива

Задача дня - не делать всё самому, а заранее раздать роли.

  • Приезжайте раньше всех и проверьте зал, звук и рассадку на месте.
  • Назначьте человека, который встречает опоздавших и отвечает на вопросы «куда идти».
  • Держите под рукой список участников: по нему проще и рассадить, и понять, кого ждать.
  • Заранее решите, как люди будут добираться домой, особенно если вечер за городом.
чего лучше избежать

Частые ошибки

  • Бронировать площадку до того, как понятно примерное число участников, - потом либо тесно, либо половина зала пустует.
  • Звать коллег за несколько дней: вечера в декабре расписаны заранее, и вы соберёте отказы.
  • Собирать ответы плюсиками в чате - к финальному подсчёту половину придётся уточнять заново.
  • Не спросить про трансфер и пары заранее: и то и другое всплывает в последний день и ломает бюджет.
  • Расписывать вечер без пауз: людям нужно просто поговорить, а не переходить от конкурса к конкурсу.
  • Забыть про тех, кто не пьёт и кто на удалёнке, - им тоже нужно понимать, зачем и во сколько приезжать.

Осталось позвать гостей

Соберите приглашение в Zovime за пару минут: гости откроют одну ссылку, ответят - придут или нет, - ответят на ваши вопросы и выберут подарок из вашего списка. Все ответы в одном месте, без чатов и таблиц.

Дизайн на ваш вкус

Выберите тему, которая подходит вашему празднику.

частые вопросы
За сколько начинать подготовку?
Для вечера на 20-60 человек хватает месяца-полутора. Для новогоднего корпоратива - раньше: площадки на декабрь бронируют ещё в октябре-ноябре.
Как понять, сколько человек придёт?
Соберите подтверждения с датой ответа и считайте только их. Опираться на численность отдела нельзя: реально доходит обычно меньше, а часть людей приводит пару.
Нужен ли ведущий?
Для команды до 20-25 человек обычно нет - достаточно программы и музыки. Ведущий оправдан, когда людей больше и они плохо знакомы между собой.
Что делать с теми, кто не пьёт?
Заранее согласуйте с площадкой безалкогольную часть меню и не стройте всю программу вокруг застолья. Вопрос про напитки в приглашении покажет, сколько таких людей.
Как быть с подарками коллегам?
Самый простой формат - тайный Санта с общим бюджетом. Участие должно быть добровольным, а список участников лучше собрать заранее, вместе с подтверждением участия.
Кто оплачивает корпоратив?
Чаще компания целиком, реже - в складчину или пополам. Это стоит проговорить до рассылки приглашения: от ответа зависит и явка, и то, как вы формулируете само приглашение.
Сделать приглашение на корпоратив онлайнЧто написать в приглашении на корпоративКак организовать праздник: все поводы